【100万が1億に変わる！？】ビジネスの仕組み化の方法とは？
業務の効率化をしたい人「会社の売上もだいぶ安定してきて、今後さらに成長を加速させたい。どうすれば経営スピードを落とさずに拡大することができるだろうか？」
そんな悩みを持つ方向けの記事です。
仕組み化と聞いて「全てシステムで自動化するの？コストかかりそうだし、大変そう…」と思った方。
誰でもすぐに実践できる内容なので、安心して読み進めてください。
この記事を読むことで、スピードを上げつつ、収益も拡大させていく組織論やマネジメント方法が分かるようになります。
今回は「仕組み化スキル」という考え方をもとに、僕自身の経験も合わせてわかりやすく解説していきます。
もくじ
- ビジネスの仕組み化とは？
- 1000人を意識したマニュアル化とタスク化
- マネジメントの仕組み化
それでは、早速学んでいきましょう！
ビジネスの仕組み化とは？
前提として、ビジネスの仕組み化とは人やお金をかけずに、業務を効率化するということ。
人数に比例して売上が伸び、成長スピードは一定に保つ組織の仕組み作りが理想。
逆に言うと、仕組みなしには組織もいつまでも売上を拡大することはできず、大きなインパクトを与えることはできません。
例えば、マクドナルドがいい例です。
マクドナルドが、うまくいく理由はハンバーガーでもポテトでも、スマイル0円でもなく、彼らが作った「マニュアル」に価値があるからです。
人材育成トレーニングシステムによって、従業員全員の平均点を60点にし、誰が欠けても売上に影響がない店舗づくりをすることを徹底しています。
このマニュアルがあるからこそ、アルバイト中心でも、常にお店が回るように設計されており、世界中に3万5000店をも越えるフランチャイズ展開ができているのです。
アルバイト主体でも店が回る マクドナルドの人材育成 (1/2)
考え方も価値観も違う人にどう仕事を教えるか、大切なモノをどう伝えるか、という問い。そのテーマについて、『35歳になったらマクドナルドでバイトしろ!』著者お二人にインタビューを行いました。
民主主義 <トップダウンの独裁制
組織の運営で一番大変なのは、「人のモチベーションのケア」。
人間は感情の生き物なので、どんな人でも外部的な要因に影響され、パフォーマンスに影響が出てしまいます。
例えば、上司とサシで飲みに行き「お前には期待してるぞ！」とモチベーションを上げることがあるかと思いますが、これは全く無意味。
次の日、彼氏彼女とケンカした、別れたという理由で、仕事に精が出なくなる。
【継続は力なり】モチベーションは成長の継続に邪魔
いつも何か新しいことを始めると、いつの間にかモチベーションが下がりやらなくなってしまう。やらなきゃいけないのはわかってるけど、三日坊主グセが抜けないんだよなぁ。そんな悩みを持つ方に向けた記事。僕自身も、よくぶつかっていた壁にようやく腹落ちする答えを見つけることができました。継続スキルをつけたい人は必読です。
だからこそ、1人1人に合わせてモチベーションをコントロールしようとせず、どんな時でも「仕組み」で物事が回る組織にすることの方が重要だということ。
多少ドライでも、小さな会社こそトップダウンで物事を進めていかないことには経営はうまくいかないのです。
1000人を意識したマニュアル化とタスク化
では、モチベーションがあろうがなかろうが、継続してパフォーマンスを出させるにはどうすればいいか？
ここで重要なのが、「マニュアル化」と「タスク化」の徹底。
上記の図のように、タスクをマニュアル化することで、役割が明確化され、毎回の同じ説明をする手間も省くことができ、誰がどんな状態でも会社が回るようになります。
実際に、インスタグラムの支援ツールを提供するLIMという会社では、以下のような社内フローを作り、設立数年で1万社以上の顧客を抱えるほどに急成長しました。
会社を拡大する上で大事なのは、常に「もし1000人だったらどうなのか？」というスタンスでビジネスを設計すること。
例えば、営業経験のある方なら分かるかと思いますが、割引や特別対応はよくありますよね。
1人のお客様を対応するのであれば問題ないですが、毎回この対応をしていくのはスピードを遅らせる要因となります。
なので、「マニュアルに沿わない案件は取らなくて良い」というくらい徹底するべきなのです。
トップ営業マンを作らない仕組み化
「トップ営業マンがいない会社なんてヤバイんじゃないの？」
そんな疑問を持つ方も多いかと思いますが、考え方を変えましょう。
トップ営業マンに頼っている会社は、人に売上を依存しており、その人が独立や転職などで抜けたら、会社の売上も落ちますよね。
だからこそ、誰もが平均的に数字を上げる組織を作ることが不可欠。
ここでの仕組み化には、以下の4つがポイントとなります。
- ヒアリングシートの作成
- メール対応のテンプレ化＋ハッピークロージング
- フォーラムで全てをURL化
- 動画で研修・営業
ヒアリングシートの作成
営業で最も大切と言われるクライアントへのヒアリング。
社内でテンプレートを共有し、ヒアリングするポイントだけをまとめ、ミーティング内容もあらかじめ決めてしまいます。
営業もお客様の時間もムダな時間が割けるので、Win-winですね。
ヒアリングシートのテンプレートの作り方が分からないという方は、以下の記事を参考にしてみてください。
上手にクライアントの情報を聞き出すならヒアリングシートが便利！目的別テンプレート18選
今回は、要望を正確に聞き出したいときに使えるヒアリングシートのテンプレートをご紹介します。様々な用途別にまとめていますので、使えそうなものがあれば実際にダウンロードしてみてください。
メール対応のテンプレ化＋ハッピークロージング
クライアントへのメールも同じく、ある程度問い合わせの内容が把握できたところで、返信を定形文化してしまいましょう。
Gmailでの定型文作成方法は、以下のサイトが分かりやすいです。
Gmailで定型文を追加・編集する。
これまでに数回、Gmailのノウハウについてお伝えさせて頂きました。第4弾となる今回は、更に仕事の効率を上げるためのワザ、『定型文の登録方法』についてお伝え致します。定型文を登録する／登録した定型文を使う／登録済みの文章を編集する
とはいえ、テンプレ文章だけだと人間味がなく、ドライに感じますよね。
ここで重要なのが、「ハッピークロージング」の追加。
- 夏：暑くなってきたので、お体に気をつけてください
- 冬：寒くなってきましたが、お風邪など召されぬようご注意ください
- 通年：何か困ったことがあれば、何でも聞いてくださいね
季節に合わせて、結びの挨拶を入れるだけでも、人間らしい文章になりますよね。
フォーラムで全てをURL化
クライアントからのよくある問い合わせ（FAQ）もまとめてURL化することで、効率化を図れます。
フォーラム化のメリットとしては、
- カスタマーサポートの人員を削減
- 常に最新情報にアップデート可能 → 資料の作り直し、送り直しがなくなる
- ユーザーに開放することで、サポートコンテンツが勝手に出来上がる
実際に、グーグルをはじめとするテック企業はフォーラムを作り、ユーザー同士が質問に答えることで、問題解決のノウハウが溜まり、問い合わせも減らすという合理的なシステムでサポートを効率化しています。
動画で研修・営業
新人や新しいお客さんが来るたびに、同じ内容の研修を何度もやるのは非効率。
新人教育の場合は、動画を共有して、入社前にテストをして合格できた人だけが入社し、営業をスタートできる。
クライアントへの営業も同じく、興味のあるお客様にあらかじめ動画のリンクをメールなどで送付しておき、分からない事があれば、ミーティングをするというスタンスにする。
なぜなら、営業で動画を使うメリットは2つあり、
- ① ミーティングから契約までの期間を狭められる（日程調整から会うまでの時間削減）
- ② 温度感の把握（ただ話を聞きたいだけなのか、本当に興味があるのか）
「今なら、ZoomやTeamsなどを使ってリモート営業ができるじゃないか！」という意見もありそうですが、結局予定の調整が必要で、温度感のわからない状態では、その時間さえももったいないですよね。
成長を加速させるには、「この方法でダメなら取らなくて良い」というぐらいマニュアルを徹底させていく必要があるのです。
マネジメントの仕組み化
最後に、社内のマネジメントの仕組み化。
そもそもマネジメントをするマネージャーとは、組織を機能させるための重要な役割。
組織というのは「個」の集まりなので、自己実現は人によって様々。
であれば、みんなに同じマネジメント方法というのはおかしいですよね。
とはいえ、一人ひとりに違う接し方をしていくのは現実的に不可能。
そこで人を以下の3種類に分けて、マネージャーとしての関わり方にも仕組み化をしてしまうことがポイント。
- 安定目的：バックオフィス系や家庭持ちに多いタイプ
- 金銭目的：営業職に多い体育会系タイプ
- 自由目的：エンジニアやプログラマーに多いタイプ
安定目的
経理や法務など事務作業を担当する職種に多くみられ、淡々と作業をこなすしつつも、家族をしっかり養える程度の給与と待遇があればいいという性格。
こういったタイプの人たちには、
というマネジメント方法にする。
逆に、成果報酬や成長環境を提供しても、離職を止めることはできません。
金銭目的
営業マンに多く、とにかくお金が欲しいというタイプで、にんじんをぶら下げていけば、どこまでも突っ走っていく自走型の人。
こういったタイプの人には、
というマネジメントが有効。
逆に福利厚生や、ワークライフバランスの面でメリットを示しても、成果には繋がりません。
自由目的
エンジニアやプログラマーに多くみられるタイプで、自分のやりたいことができなければ、会社を辞めてもいいという性格。
一番マネジメントが難しいタイプとも言われ、いくら給与を上げようが、成長環境を提供しようが、思う通りには動いてくれません。
というライフスタイルやクリエイティビティを尊重した働き方を提供することが有効。
実際に僕もフィリピンやインドネシアで、5年以上いろいろな人をマネジメントしてきましたが、国に関係なく納得感のある振り分けだと感じます。
起業したばかりの小さな会社が、大手に唯一勝てるのは「スピード」。
仕組み化をするだけで、業務効率が圧倒的に上がり、人のモチベーションにも左右されず、収益を上げ続ける会社を作り上げることができます。
この方法を使って、ぜひ明日からでもあなたもマネジメントに取り入れてみてはいかがでしょうか？